OBJECTIFS DE LA FORMATION
- Maîtriser la navigation dans Outlook et personnaliser l’affichage.
- Gérer ses messages (dossiers, classement, recherche, impression, gestionnaire d’absence, transfère).
- Maîtriser la manipulation des messages (format, pièces jointes, indicateurs, accusés de réception, règles, …).
- Personnaliser l’affichage du calendrier, connaître et utiliser les options pour les rendez-vous et réunions.
- Gérer ses contacts (classement, regroupement, recherche par critères).
- Créer de nouvelles notes et les formater. Organiser des tâches à l’aide de catégories.
PUBLIC CONCERNÉ
Cette formation est destinée à toute personne souhaitant se perfectionner sur les potentialités offertes par Outlook.
PRÉREQUIS
Avoir suivi la formation » Outlook basique » ou posséder un niveau équivalent.
ACCESSIBILITÉ AUX PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP
Les personnes en situation de handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à contacter directement notre référent handicap (), afin d’étudier avec lui les différents aménagements possibles pour suivre la formation.
ENVIRONNEMENT, CONFIGURATION ET SAUVEGARDES
Navigation aisée dans Outlook :
- Comprendre l’utilité de l’ensemble des onglets du ruban
Personnaliser l’affichage de la liste des messages :
- Choisir ou non d’afficher le volet de lecture et choisir son emplacement
- Classer les messages
- Ajouter des colonnes
Utilisation du gestionnaire d’absence :
- Prévoir une réponse automatique à la réception d’un élément Outlook
Création de nouveaux dossiers :
- Créer de nouveaux dossiers dans sa boîte de réception afin d’y classer les messages reçus
Options d’impression :
- Imprimer un message et enregistrer au format PDF
Supprimer des éléments et vider la corbeille.
MESSAGERIE
Création d’un message :
- Connaître les onglets d’un nouveau message et leur utilité
- Choisir un format de message en connaissant la spécificité de chacun d’entre eux
- Joindre un document et un élément Outlook
- Appliquer un indicateur d’importance au message
- Demander un accusé de réception et/ou un accusé de lecture
- Utiliser les champs CC et CCI
Réception et gestion des messages reçus :
- Répondre à un message, le transférer
- Savoir classer ses messages
Création de règles simples :
- Création de règles simples à partir des mails reçus
Courrier indésirable :
- Gestion basique
Faire des recherches simples :
- Lancer une recherche parmi les mails reçus ou envoyés, selon certains critères (contenu, expéditeur, …)
CALENDRIER ET TÂCHES
Personnalisation de l’affichage :
- Affichage uniquement du jour et de la semaine de travail
- Choisir les heures de travail par défaut
Création d’un rendez-vous ou d’une réunion :
- Connaître les onglets de la fenêtre Rendez-vous ou Réunion et leur utilité
- Joindre un document et un élément Outlook
- Inviter des participants et connaître les options Obligatoire/facultatif
- Connaître les options d’affichage du Rendez-vous (Occupé, Provisoire, absent)
Réception d’une invitation :
- Accepter ou refuser une participation à une réunion
Création de tâches.
GESTION DES CONTACTS ET NOTES
Gestion des contacts :
- Faire la différence entre les contacts personnels et le carnet d’adresse de l’entreprise (LDAP)
- Savoir rechercher un contact
Personnalisation de l’affichage :
- Ajouter les colonnes nécessaires afin de classer ses contacts avec d’autres critères
- Regrouper les contacts par critères
- Utiliser l’affichage des contacts pour la création d’éléments
Création de notes :
- Créer une nouvelle note et la formater
- Formation basée sur la pratique et l’adaptation au niveau du stagiaire, permise par une évaluation préalable de son profil et le recueil de ses attentes.
- Montée en compétence assurée par l’association d’un contenu théorique à une mise en application régulière, à chaque module, au travers d’exercices, de questionnaires et de cas concrets en rapport avec le quotidien professionnel du stagiaire.
- Formation en présentiel et en nombre réduit (8 stagiaires maximum) afin de favoriser les interactions stagiaires-formateurs.
- Un support pédagogique numérique est remis à chaque participant.
- Le formateur est choisi pour ses connaissances étendues du logiciel et une expérience significative de sa pratique en milieu professionnel.
- Il a la double compétence technique et pédagogique afin de permettre aux stagiaires d’atteindre les compétences qui ont été définies dans les objectifs pédagogiques.
Évaluation continue durant la session. Tests réguliers de contrôle des connaissances permettant la validation des acquis à chaque étape : exercices pratiques, entretiens individuels avec l’intervenant(e).
Évaluation des acquis en fin de formation par le passage de la certification Tosa.
- Feuilles de présences signées des participants et du formateur par demi-journée.
- Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.
- Questionnaire d’évaluation de la satisfaction en fin de formation.
Mise à disposition d’un matériel équipé, un ordinateur portable récent par stagiaire, tableau numérique et imprimante.
